5W2H

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O que é 5W2H?

Criado na indústria automobilística japonesa durante a condução de estudos sobre qualidade, hoje o 5W2H é considerado uma ferramenta administrativa e da qualidade que pode ser aplicada em várias áreas de negócio e em diferentes contextos dentro de uma organização, como no planejamento estratégico para organizar e guiar a execução de ações dentro da empresa ou até mesmo para planejar uma viagem de negócios.

O 5W2H tem como objetivo principal auxiliar no planejamento de ações, pois ele ajuda a esclarecer questionamentos, sanar dúvidas sobre um problema ou tomar decisões. Assim, seu uso traz benefícios a como facilidade na compreensão de fatos e um melhor aproveitamento de informações. Isso acontece pois o 5W2H ajuda a obter respostas que clareiam cenários e ajudam a organizar e sistematizar ideias.

A ferramenta funciona como uma espécie de checklist composto por sete perguntas específicas e que tem as iniciais de suas palavras-chave (em inglês). As perguntas que compõem o 5W2H são:

  • WHAT: o que será feito? – Aqui deve-se determinar a intenção do que se pretende realizar, ou seja, definir e descrever o que será feito de fato. Por exemplo: criação de um ambiente de descanso e leitura para colaboradores.
  • WHY: por que será feito? – Trata-se da justificativa para o desenvolvimento do que foi proposto. Por exemplo: para proporcionar uma oportunidade de relaxamento e pausa para melhorar a qualidade de vida dos colaboradores e consequentemente enriquecendo suas entregas.
  • WHERE: onde será feito? – Definição do local de realização. Este local pode ser físico ou até mesmo um departamento ou setor de uma empresa. Por exemplo: na sala 2 disponível no subsolo da empresa.
  • WHEN: quando será feito? – O tempo de execução – cronograma e prazos para a execução.
  • WHO: por quem será feito? – Deve-se definir quem ou qual área será responsável pela execução do que foi definido. Por mais que uma área seja a responsável, uma boa prática é escolher um líder, ou seja, alguém que será encarregado de gerenciar a execução do que foi proposto.
  • HOW: como será feito? – Os métodos ou estratégias utilizadas para a condução do que foi estabelecido devem ser definidos para que o que foi idealizado seja executado da melhor forma.
  • HOW MUCH: quanto custará? – Definição do custo e investimento necessário para a realização do que foi proposto.

Existem variações da ferramenta: o 5W1H e o 5W3H. O 5W1H é idêntico ao 5W2H, porém sem a pergunta How much? (quanto custará?). Essa variação se torna interessante em casos em que o custo do que foi definido é muito baixo ou irrelevante.

Já o 5W3H inclui a pergunta How many? (quantos – no sentido de quantidade) como um complemento extra à ferramenta. Essa variação pode ser utilizada em cenários onde é importante quantificar quaisquer outros elementos além de custos, como por exemplo para responder perguntas como: Quantos equipamentos vou precisar substituir? Quantas pessoas serão impactadas? Entre outras.

Quando utilizar o 5W2H?

Devido a simplicidade e praticidade do 5W2H, ele pode ser aplicado nos mais diversos âmbitos, inclusive no dia a dia, para programar um passeio em família por exemplo. Ou seja, ele pode ser utilizado em qualquer atividade, pois seu principal objetivo é aprimorar o planejamento de alguma coisa. Porém, as atividades mais comuns nas quais a ferramenta é aplicada são:

  • Criação de plano de ação: o 5W2H pode auxiliar na elaboração de plano de ação para resolver um problema ou atingir determinado objetivo ou meta. Um exemplo comum do uso de plano de ação com a ferramenta 5W2H é na tratativa de não conformidades. Após identificar a causa raiz de uma não conformidade, o 5W2H pode ser utilizado sozinho ou em conjunto com outras ferramentas para a elaboração de um plano de ação que seja efetivo para sanar a causa raiz do problema.
  • Definição de um processo ou projeto: o uso do 5W2H pode funcionar como um guia para identificar e orientar a definição das atividades de um processo ou projeto. A ferramenta auxilia a definir quais são as atividades que o processo ou projeto deveriam ter, o porquê de cada uma das atividades precisar ser executada, onde e quando devem ser executadas, quem é o responsável pelas atividades e pelo processo ou projeto e como essas atividades devem ser executadas.
  • Elaboração do planejamento estratégico: visto que o planejamento estratégico trata da definição de objetivos e estratégias da organização, o 5W2H pode ser empregado para planejar e guiar ações estratégicas dentro da empresa que possibilitem o aumento da competitividade da organização e o alcance das metas estabelecidas.

As perguntas que a ferramenta apresenta respondem pontos fundamentais da execução e ajudam a garantir que nenhuma etapa ou atividade seja esquecida ou deixada de lado. Entretanto, é importante ressaltar que toda atenção é necessária durante a execução da ferramenta, pois por se tratar de perguntas relativamente simples, enganos ou omissão de informações relevantes podem acontecer e, como consequência, os resultados esperados não serem alcançados.

Como fazer o 5W2H?

O uso do 5W2H pode ser resumido em 3 passos:

  • Defina no que a metodologia será utilizada, por exemplo: projeto, processo, etc.
  • Com o apoio de uma planilha modelo, software, aplicativo ou até mesmo de um formulário em papel, tenha em mãos a estrutura com as 7 perguntas do 5W2H;
  • Reflita sobre o assunto e responda todas as perguntas de maneira concisa, objetiva e detalhada o suficiente para que cada resposta fique compreensível e clara.

Uma dica importante: procure sempre lembrar do objetivo final, ou seja, daquilo que você deseja alcançar usando o 5W2H enquanto estiver respondendo os questionamentos. Isso é importante para que a ação planejada atinja o seu propósito.

Uma abordagem interessante é passar o planejamento feito por meio da ferramenta para a revisão de uma outra pessoa, ou até mesmo construir o planejamento executando o questionário em grupo. Assim, as informações e expectativas ficarão alinhadas evitando a geração de dúvidas e vieses.

Exemplo de 5W2H

Dado o seguinte cenário: uma empresa enfrenta o problema de alta rotatividade de colaboradores. Neste caso, a empresa possui um processo de recrutamento e seleção definido, porém o indicador de rotatividade de colaboradores encontra-se muito acima do desejável. Além disso, devido à grande maioria dos colaboradores não residirem na cidade onde a empresa está situada, o risco de perda de mão de obra qualificada é ainda mais alto.

A seguir é apresentado o plano de ação com duas ações que poderão ser realizadas para sanar ou amenizar o problema enfrentado pela empresa.

Título: Seleção de colaboradores qualificados que permaneçam na empresa. Objetivo: Mitigar o risco de perda de mão de obra qualificada.
Data de elaboração: 02/06/2018 Responsável: Gestor de Recursos Humanos
Ação:  001- Capacitar recrutadores
5W O que? (What?) Capacitar a equipe de recrutadores.
Por quê? (Why?) Porque recrutadores não estão conseguindo identificar candidatos com o perfil adequado para a empresa.
Quem? (Who?) Colaboradores da área de Recursos Humanos, incluindo assistentes e analistas de Recursos Humanos da empresa.
Quando? (When?) A capacitação iniciará no dia 01/09/2018 e terminará no dia 31/09/2018.
Onde?  (Where?) A capacitação será realizada no SENAI e na empresa através de repasse de informações.
2H Como? (How?) A capacitação será feita em duas etapas:

1- Capacitação externa: todos os analistas de RH irão se locomover para cidade de Londrina e realização o Curso de Técnicas de Recrutamento e Seleção oferecido pelo SENAI.

2- Capacitação interna: os analistas que participam do curso devem realizar um repasse à equipe de assistentes de todas as informações que foram ensinadas no curso.

Quanto? (How much?) Inscrição do Curso de Técnicas de Recrutamento e Seleção:  R$  1000,00 (cada) x 2 analistas = R$ 2000,00

Locomoção e Diária: R$ 350,00 x 5 dias =  R$ 1750,00

Repasse para os demais recrutadores da empresa:  R$ 1500,00 (horas de trabalho dos colaboradores envolvidos no repasse)

TOTAL:  R$ 5250,00

Ação: 002- Identificação de falhas no processo atual
5W O que? (What?) Realizar no processo atual um levantamento dos Gaps no processo de recrutamento e seleção que possam estar ocasionando a alta rotatividade de colaboradores.
Por quê? (Why?) Para sanar essas falhas e realizar contratações mais acertadas, de colaboradores que se adequem ao perfil da empresa e permaneçam nela.
Quem? (Who?) Analistas e Assistentes de Recursos Humanos da empresa.
Quando? (When?) Iniciará no dia 01/10 /2018 (após a realização do curso de capacitação) e terminará no dia 20/10/2018.
Onde?  (Where?) No setor de Recursos Humanos da empresa, mais especificamente no processo de recrutamento e seleção atual.
2H Como? (How?) Os analistas, juntamente com os assistentes, deverão aplicar o conhecimento adquirido por meio da capacitação e por estudos para identificar lacunas e falhas no processo atual de recrutamento e seleção, verificando possíveis pontos de melhoria voltados a buscar profissionais que realmente se encaixam no perfil da empresa.
Quanto? (How much?) Horas de trabalho dos 4 colaboradores envolvidos: R$ 200,00 dias x 5 dias de execução = R$ 1000,00 (não haverá gastos extras, apenas serão contabilizadas as horas de trabalho dos colaboradores envolvidos).

TOTAL: R$ 1000,00

 

Como pode ser observado no exemplo, veja que o plano de ação apresentado contém duas ações que utilizam a ferramenta 5W2H. É importante destacar que nem sempre utilizar a ferramenta uma única vez é suficiente, pois na maioria dos casos, a resolução de um problema depende da realização de mais de uma ação. Inclusive, é muito provável que as ações planejadas no exemplo apresentado não serão suficientes para resolver completamente o problema de perda de mão de obra qualificada da empresa, até porque as ações descritas tratam-se de apenas uma parte de manter o colaborador na empresa. Outras ações tais como a criação de incentivos ou de um programa interno de desenvolvimento seriam necessárias.

Modelo de planilha 5W2H para download

Baixe um modelo de planilha para orientar a aplicação do 5W2H clicando no botão abaixo:

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Sobre o autor
Bianca Minetto Napoleão
Bianca Minetto Napoleão

Possuo graduação em Engenharia de Computação pela Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR) com graduação sanduíche no Algonquin College em Ottawa, Canadá. Atualmente sou aluna do Mestrado Profissional em Informática também da UTFPR. Tenho problemas com a cor rosa, amo! Vocês podem me encontrar no Linkedin.

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