5S

5S
Imprimir artigo

O que é?

O 5S surgiu no Japão em meados de 1950, após a Segunda Guerra Mundial, com o propósito de ajudar as empresas do país a se recuperarem e se reorganizarem durante a crise pós-guerra. Há controversas sobre quem foi o criador da técnica, algumas referências mencionam que ela foi desenvolvida por Hiroyuki Hirano, entretanto a maioria dos estudos apontam que o 5S surgiu das idealizações de Kaoru Ishikawa.

Devido aos resultados promissores da técnica, o 5S foi disseminado em vários países ao redor do mundo. Aqui no Brasil, sua prática iniciou-se por volta do início dos anos 90. Hoje, o 5S é considerado a base para a implantação da Qualidade Total (estratégia administrativa que objetiva gerar a consciência da qualidade em todos os processos de uma organização).

O termo 5S é o acrônimo de 5 palavras japonesas que são conhecidas como sensos. Senso vem do latim “sensu” que significa discernimento, ato de raciocinar, atenção. Dessa forma, para o 5S, senso é a capacidade de discernir e manter a atenção sobre determinados pontos dentro da organização. Cada um desses sensos possui um objetivo e trata de algum problema ou desafio.  Nesse sentido, o 5S aborda os seguintes sensos: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. De forma resumida, esses objetivos são:

Senso (em japonês) Significado do senso Objetivo
Seiri (整理) Utilização Eliminar o que não é útil separando o necessário do desnecessário e descartando o que for supérfluo
Seiton (整頓) Organização Organizar o ambiente de trabalho arrumando as coisas no seus lugares adequados para uso
Seisō (清掃) Limpeza Cuidar da limpeza e higiene do ambiente de trabalho
Seiketsu (清潔) Padronização Elaborar padrões e procedimentos a serem seguidos em relação ao definido nos 3S anteriores (utilização, organização e limpeza)
Shitsuke (躾) Disciplina Incorporar no dia a dia os padrões e procedimentos definidos se comprometendo em manter os sensos na rotina de trabalho

 

É importante notar que há algumas variâncias em relação à tradução dos sensos, por exemplo, Shitsuke pode ser traduzido como o “senso da autodisciplina”, Seiketsu como “senso de saúde” e Seiton como “senso de ordenação”. Entretanto, a essência é a mesma.

 Quando utilizar?

Um ambiente de trabalho bagunçado e desorganizado compromete as entregas e produtividade dos colaboradores, além de ser um fator desmotivador para as equipes, pois pode acontecer, por exemplo, de os colaboradores chegarem para trabalhar e mal saberem onde estão suas ferramentas de trabalho, perdidas no meio de um caos desarrumado. Dessa forma, os colaboradores mal sabem por onde começar suas tarefas.

O principal objetivo do 5S é melhorar a vida no trabalho, eliminando o desperdício, esforços excessivos, problemas com higiene, limpeza e produtividade baixa; com isso, o local de trabalho se torna um ambiente propício para a produtividade. Além disso, em cenários onde criatividade, discussão e geração de conhecimento são essenciais, a implantação do 5S beneficia a construção de ideias pois ajuda os colaboradores a se concentrarem no que é vital ao invés de se preocuparem com buscar ferramentas ou instrumentos de trabalho, por exemplo.

As vantagens de implantar o 5S vão além, podemos citar:

  • Redução de custos: a falta de organização leva ao desperdício e ao acúmulo, consequentemente, com o 5S, a matéria-prima ou serviço serão melhor aproveitados. Além disso, o 5S possibilita um melhor gerenciamento de tempo e do espaço físico utilizado pelos colaboradores;
  • Melhoria na qualidade de produtos e serviços: um ambiente limpo e organizado induz à inovação incentivando práticas de melhoria além de estimular entregas de qualidade e a realização de um trabalho bem-feito;
  • Motivação dos colaboradores: a motivação é o combustível que move uma organização, um ambiente de trabalho com um clima organizacional agradável é fundamental para manter os colaboradores engajados e mais satisfeitos com o trabalho;
  • Segurança: a desorganização é uma das principais causas de acidentes de trabalho, a aplicação do 5S reduz probabilidade de ocorrências de acidentes, tornando o local mais seguro.

Aspectos para considerar durante a implantação do 5S

Implantar o 5S em uma organização não é uma tarefa tão simples quanto parece. A sua adoção envolve a mudança de pensamento e comportamento por parte de todos, o que exige foco e determinação. Porém, de forma prática, pode-se dizer que a implantação do 5S pode ser dividida em duas etapas (Ver Figura 1).

Figura 1 - Etapas de implantação do 5S

Figura 1 – Etapas de implantação do 5S

 

Primeira Etapa: Seiri, Seiton e Seiso

Antes de iniciar a execução do processo de implantação do 5S, é interessante dividi-lo. A divisão da implantação pode ser por áreas ou setores da organização por exemplo; o que pode ajudar muito no processo, pois olhando para um cenário mais afunilado é possível realizar uma análise melhor, bem como identificar quais são as áreas ou setores mais críticos ou em quais áreas ou setores a implantação seria mais fácil.

A primeira etapa consiste em aplicar os 3 primeiros sensos, exatamente nessa ordem: Senso de Utilização -> Senso de Organização -> Senso de Limpeza. É muito importante trabalhar a implantação em ordem porque sem primeiramente descartar o que inútil ou supérfluo (utilização), comete-se o erro de organizar itens ou instrumentos inúteis para o trabalho e tornando a organização ineficiente (organização); e sem que as coisas estejam nos seus lugares apropriados, a limpeza e higiene se torna mais difícil, podendo ser até ineficaz em alguns casos (limpeza). A seguir são descritas algumas práticas para a implantação de cada um dos sensos.

Seiri (Senso de Utilização)

Uma prática interessante na implantação do Seiri (Senso de Utilização) é fazer uso de checklists com perguntas como: “Você usa este equipamento/ferramenta? Se sim, para que? Você precisa dessas duas ferramentas iguais? Se sim, por quê?” Questionamentos como esses trarão clareza para identificar tudo que é necessário ou não e se há algo supérfluo no local. É claro que as perguntas do checklist devem ser adaptadas ao cenário atual da organização.

Seiton (Senso de Organização)

O segredo da implantação do Seiton (Senso de Organização) é categorizar. Categorizando informações, equipamentos, ferramentas é possível organizar tudo de maneira mais fácil e intuitiva, de acordo com a necessidade de quem executa determinado processo na organização.

Seiso (Senso de Limpeza)

O Seiso (Senso de Limpeza) deve ser trabalhado arduamente. Não adianta contratar uma equipe terceirada de limpeza (ou até mobilizar o setor de limpeza interno) para colocar a “casa em ordem”, mas os colaboradores, na sua rotina de trabalho, não se preocuparem em colaborar com a limpeza do local. Muitas empresas organizam datas específicas para realizar faxinas maiores, conhecidas como o “Dia D”. É claro que datas como essas são importantes para trabalhar com a faxina, porém não serão eficazes se a cultura de higiene não for disseminada. Vale destacar que em algumas organizações, principalmente as alimentícias e voltadas à saúde, a higiene é algo fundamental para a execução dos processos e o atendimento dos padrões de exigidos.

Segunda Etapa: Seiketsu e Shitsuke

Depois, com os 3 primeiros sensos implantados, a segunda etapa deve ser iniciada, elevando o nível da implantação. Assim, o próximo passo seria a implantação do Senso de Padronização, padronizando e documentando o que foi feito nos 3Ss da etapa anterior. Em seguida, deve-se implantar o Senso de Disciplina para que tudo que foi feito até então perdure na organização.

Seiketsu (Senso de Padronização)

A implantação do Seiketsu (Senso de Padronização) tem como principal atividade a padronização e documentação do que foi definido. Entretanto, muita atenção deve ser dada à aplicação desse senso: não se deve sair documentando tudo, apenas o necessário. Não vai adiantar dezenas de processos, procedimentos e checklists complexos sem que ninguém os leia.

A forma de documentar requer atenção: diagramas e ilustrações intuitivas podem ser utilizadas para facilitar a compreensão da informação. É importante também deixar a informação disponível nos locais mais propícios para a sua utilização. Um outro alerta nesse senso é não tentar padronizar ações que não deram certo ou que não se aderem a forma de trabalho dos colaboradores, isso pode provocar um resultado contrário ao objetivo do senso.

Shitsuke (Senso de Disciplina)

Por fim, Shitsuke (Senso de Disciplina) acontece quando a cultura do 5S é vivida na organização. Um erro muito comum na aplicação desse senso é achar que ele acontece sozinho. Atividades de retroalimentação da consciência e cultura são cruciais para manter a disciplina ativa.

É importante destacar que este é o senso mais importante, pois não adianta ter os 4 outros sensos implantados se não houver disciplina para mantê-los em funcionamento. Os padrões e procedimentos devem ser trabalhados a fim de serem transformados em hábitos, para que assim a disciplina seja incorporada no dia a dia da organização. É importante destacar que apesar de haver um senso específico para a disciplina, ela deve ser construída durante toda a implantação do 5S, para que as práticas se transformem gradativamente em cultura dentro da organização. Uma consciência desenvolvida e comprometimento são as chaves para o sucesso do 5S.

Exemplo de aplicação do 5S

Para facilitar a compreensão, serão apresentados dois exemplos com cenários distintos onde o 5S foi aplicado. Em ambos os cenários apresentados, podemos observar a aplicação dos sensos da metodologia. Vale ressaltar que, os sensos de padronização e de disciplina são mais difíceis de serem observados através de uma imagem porque estão mais relacionados com a prática diária.

5S Aplicado em uma Fábrica

Figura 2 - 5S aplicado em uma fábrica Fonte

Figura 2 – 5S aplicado em uma fábrica
Fonte: Adaptado de https://www.youtube.com/watch?v=W2ZNJ1u-k20

No exemplo acima podemos ver uma fábrica modelo de 5S onde é possível observar que foram eliminadas do ambiente todas as ferramentas, equipamentos e até matéria-prima que não são utilizadas no processo de fabricação (Senso de Utilização). Além disso, há delimitações de espaço no chão, ferramentas dispostas de forma organizada e de fácil acesso, materiais organizados em prateleiras e em espaços específicos (Senso de Organização). Por fim, o local encontra-se limpo, com pontos específicos para descarte de lixo dispostos em pontos estratégicos (Senso de Limpeza).

5S Aplicado em um Escritório

Figura 3 - 5S aplicado em um escritório

Figura 3 – 5S aplicado em um escritório
Fonte: Adaptado de https://uttana.com/industry/office/

Diferentemente do exemplo anterior, aqui vemos o 5S aplicado em um ambiente administrativo. É possível perceber que foi eliminado do ambiente instrumentos de trabalho que não estavam sendo utilizados como por exemplo, papéis com anotações, pastas, canetas em excesso, entre outros (Senso de Utilização). Também é possível observar que os documentos foram organizados em pastas e organizadores de forma categorizada e identificada. Canetas, tesouras, lápis, marca-texto entre outros itens de papelaria foram organizados e dispostos em um painel na parede. É possível notar que no ambiente ainda há bastante itens, porém eles encontram-se em lugares estratégicos e de fácil acesso (Senso de Organização).  Além disso, tanto a mesa quanto as prateleiras do escritório encontram-se limpas, sem restos de alimentos, papéis amassados e poeira, por exemplo (Senso de Limpeza).

Mais recente

Mais antigo

Sobre o autor
Bianca Minetto Napoleão
Bianca Minetto Napoleão

Possuo graduação em Engenharia de Computação pela Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR) com graduação sanduíche no Algonquin College em Ottawa, Canadá. Atualmente sou aluna do Mestrado Profissional em Informática também da UTFPR. Tenho problemas com a cor rosa, amo! Vocês podem me encontrar no Linkedin.

Sumário
FF