Fluxograma

Fluxograma
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O que é o Fluxograma?

Também chamado de gráfico de procedimentos ou gráfico de processos, o Fluxograma é a representação gráfica da sequência das etapas de um processo. É uma ferramenta de documentação do processo permitindo entender de forma rápida o funcionamento do processo.

Reconhecido como uma das 7 ferramentas da qualidade, o Fluxograma é estruturado por símbolos geométricos que indicam quais são os materiais, serviços, recursos envolvidos nos processos e as decisões que devem ser tomadas, delimitando o caminho que deve ser percorrido para entregar o melhor resultado através da execução do processo.

A representação gráfica do fluxograma é composta por símbolos que são:

Operação
SímboloNomeDescrição

Processo / AtividadeMostra uma etapa do processo. Este é o símbolo mais comum nos fluxogramas.
 Processo pré-definidoIndica outra etapa do processo que está descrita em outro lugar.
 Processo alternativoUsado quando a atividade é uma alternativa a atividade normal.
       Espera/ AtrasoRepresenta qualquer período de espera que fizer parte do processo.
 PreparaçãoRepresenta uma configuração para outra etapa do processo: algo deve ser feito, ajustado ou modificado antes de prosseguir o processo.
 Operação manualIndica as etapas que não são automatizadas e que vão se repetir até que seja parada manualmente.

 

Ramificação e controle do fluxo
SímboloNomeDescrição
 

ramificacao-fluxograma-fluxo-de-linha

Fluxo de linhaConectores de símbolos que mostram a direção que corre o processo.
 ramificacao-fluxograma-terminacaoTerminaçãoMostra os pontos de início e fim de um processo.
 ramificacao-fluxograma-decisaoDecisãoIndica um ponto de decisão do processo,  apresentando duas possibilidades de caminhos para o fluxo de acordo com as condições estipuladas na decisão.
 ramificacao-fluxograma-conectorConectorÉ utilizado como conector para ligar um ponto ao outro no fluxo, normalmente identificados com letras maiúsculas (A , BB)
 ramificacao-fluxograma-conector-fora-de-paginaConector fora de páginaMostra a continuação do processo para outro processo desenhado em outra página.
ramificacao-fluxograma-mesclarMesclarRepresenta a fusão de vários processos ou informações em um só.
 ramificacao-fluxograma-estrairExtrairMostra quando um processo divide-se em caminhos paralelos.
 ramificacao-fluxograma-ouOuIndica que o fluxo do processo continua em duas ou mais direções.
 ramificacao-fluxograma-somadorSomadorRepresenta a etapa em que vários passos convergem em um único processo.

 

Entrada e saída
 entrada-e-saida-fluxograma-dadosDadosIndica as entradas e saídas do processo.
 entrada-e-saida-fluxograma-documentoDocumentoMostra um processo que gera um documento.
 entrada-e-saida-fluxograma-varios-documentosVários documentosMostra um processo que gera vários documentos.
 entrada-e-saida-fluxograma-exibicaoExibiçãoIndica um passo do processo onde a informação é exibida para uma pessoa.
 entrada-e-saida-fluxograma-entrada-manualEntrada manualRepresenta a etapa em que uma pessoa deve inserir informações manuais.

 

Armazenamento de arquivos e informações
SímboloNomeDescrição
 armazenamento-de-arquivos-e-informacoes-fluxogramaDados armazenadosIndica uma etapa onde os dados são armazenados.

 

Processamento de dados
SímboloNomeDescrição
 simbolo-fluxograma-agruparAgruparIndica uma etapa e que os dados devem ser organizados de uma forma padrão.
 processamento-de-dados-fluxograma-classificarClassificarRepresenta uma etapa do processo em que os dados devem ser classificados em uma ordem pré-definida.

Tipos de fluxogramas

1 – Diagrama de blocos

Também conhecido como fluxograma linear, é um fluxograma mais simples, composto apenas por blocos e não envolve pontos de decisão, apenas a sequência de funcionamento de um processo, ou seja, é como se fosse um checklist gráfico. É muito utilizado em instruções de trabalho simples ou um fluxo mais macro dos processos.

2 – Fluxograma de processo simples

É um diagrama de blocos que contém pontos de decisão. Indica a sequencia de funcionamento em processos simples, que depende de uma condição para executar um tipo de tarefa.

3 – Fluxograma funcional

Mostra a sequência de atividades de um processo entre as áreas ou seções por onde ele acontece. É muito útil para processos transversais, que passam por diversas áreas até ser concluído. Nele se inclui também os responsáveis pelos setores e pode até indicar gargalos no processo.

4 – Fluxograma vertical

Também conhecido como diagrama de processo, é um diagrama de formato diferente, composto por colunas verticais onde estão disponíveis simbologias referentes aos tipos de processo, descrição e outras informações.

Quando usar um fluxograma?

O Fluxograma é uma ferramenta utilizada para a organização sequencial dos processos da empresa, afim de deixar clara e padronização da execução, melhorando a comunicação, aumentando a produtividade e reduzindo retrabalhos e custos de operação.

Ele representa as etapas que compõe qualquer tipo de processo especificando as que merecem atenção especial por parte dos envolvidos na execução, identificando as rotinas da organização e deixando claro os pontos de alerta que podem ser melhorados continuamente.

O fluxograma é uma ferramenta fundamental tanto para o planejamento (elaboração do processo) como para o aperfeiçoamento (análise crítica e alterações) do processo, pode ser utilizado no planejamento de projetos, na documentação de processos, no estudo de melhorias de processos, no desenvolvimento da comunicação entre as pessoas envolvidas na execução e compreensão de como um processo é executado.

Um fluxograma pode ser desenvolvido para:

  • Padronizar a representação de métodos administrativos
  • Permitir maior rapidez da descrição de métodos administrativos
  • Facilitar leitura e entendimento de um processo
  • Melhorar a análise de um processo
  • Facilitar a localização e identificação dos pontos mais importantes de um processo ou método

Como fazer?

O fluxograma é composto por três etapas: o início que compõe as entradas e os assuntos a serem considerados durante o planejamento, posteriormente o processo e em si, que engloba todas as operações e o fim, que são os resultados gerados durante o processo.

Para isso, cada atividade do processo deve ser descrita dentro de um símbolo, ajudando na identificação do que deverá ser realizado.

Devido ao grande número de símbolos, é importante que a empresa defina uma padronização para a utilização deles, para simplificar a compreensão por parte das pessoas envolvidas.

Para fazer um fluxograma você deve:

  1. Definir o processo que será esquematizado.
  2. Definir o escopo do processo: onde ou quando iniciar o processo? Onde ou quando parar? Qual o nível de detalhamento que será incluso no diagrama.
  3. Debater as atividades que acontecem durante o processo.
  4. Organizar as atividades em sequência adequada.
  5. Desenhar os símbolos referentes as atividades.
  6. Desenhar setas para mostrar o fluxo do processo.

Infográfico do Fluxograma

Montamos um infográfico explicando sobre a representação gráfica do fluxograma. Ele pode ser impresso para colar nas paredes da empresa ou para apoiar a integração/treinamento de novos colaboradores. O infográfico também pode ajudar na gestão visual, incentivando as pessoas a usar esta ferramenta. Para visualizar o infográfico em tamanho real, basta clicar na imagem abaixo:

infografico-fluxograma

Clique para ampliar

Exemplos:

Fluxograma de Tratamento
de Não Conformidade

Modelo de Fluxograma de
Auditoria

Modelo de Fluxograma de
Princípios da Qualidade

 

Sobre o autor
Grupo Forlogic

O Grupo Forlogic trabalha para, com tecnologia e inovação, simplificar o trabalho de pessoas apaixonadas pelo que fazem, inspirando as equipes a se engajar e evoluir no caminho da excelência.

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