8D

O que é 8D?

Desenvolvido pela Ford Motor Company durante os anos de 1960 e 1970, o 8D (também conhecido como “8 disciplinas para resolução de problemas”) é uma ferramenta para a solução de problemas que visa a identificar e tratar de forma eficaz problemas recorrentes. 

O nome da ferramenta se refere aos 8 “DO” (do inglês “Fazer”), ou seja, consiste em uma ferramenta com 8 passos ou disciplinas a serem seguidas para tratar um problema para que ele não volte a ocorrer. O foco da ferramenta é identificar a causa raiz do problema detectado, planejar uma correção à curto prazo (incluindo ações imediatas e de contenção) e implementar de fato uma solução a longo prazo (ações corretivas) para evitar que o problema ocorra novamente no futuro.

Com o passar dos anos, a ferramenta foi evoluindo e na década de 90 ganhou mais um “D”: o “D0” que adicionou um passo inicial na ferramenta e, por se tratar de ser uma disciplina predecessora às demais, o nome da ferramenta se manteve “8D”. As disciplinas (ou passos) do 8D seguem a lógica PDCA  (Planejamento, Execução, Verificação e Atuar/Agir). São elas:

• D0 – Elaboração de um plano para a resolução do problema;
• D1 – Construção de uma equipe para trabalhar no problema;
• D2 – Descrição do problema;
• D3 – Desenvolvimento de um plano provisório para a contenção do problema;
• D4 – Identificação e eliminação da causa raiz do problema;
• D5 – Escolha de ações e verificação da solução proposta;
• D6 – Implementação de uma solução permanente;
• D7 – Prevenção do reaparecimento do problema;
• D8 – Comemoração do sucesso da resolução do problema com a equipe.

Nas seções seguintes deste post cada disciplina será abordada em detalhes explicando como cada disciplina deve ser realizada.

Quando utilizar a metodologia 8D?

O 8D é uma ferramenta consistente e de fácil aprendizagem que, quando aplicada corretamente, traz inúmeros benefícios para a organização além de resolver de maneira eficaz e sistemática um problema que pode estar afetando o cliente e consequentemente gerando desperdício e transtorno para ambas as partes. Dentre outros benefícios de utilizar o 8D, destacam-se:

• Desenvolvimento de competências em ferramentas para a resolução de problemas: a experiência proporcionada à equipe envolvida gera o aprendizado de novas competências tanto na ferramenta 8D quanto em outras ferramentas de apoio que podem ser utilizadas tais como 5W2H , 5 Por quês , Diagrama de Ishikawa, etc. Além disso, a equipe terá maior familiaridade com resolução de problemas o que ajudará em problemas futuros.
• Estímulo ao trabalho em equipe: A execução de todas as disciplinas do 8D é baseada em trabalho em conjunto. Essa relação permite maior interação entre pessoas dos diversos setores envolvidos com o problema bem como estimula a cooperatividade e contribuição entre as pessoas.
• Melhoria dos processos da organização: A tratativa de um problema pode levar à melhoria de um ou mais processos da organização, resultando no reflexo dos esforços realizados nas atividades de tratativa no dia a dia da organização.
• Contribuição para o desenvolvimento da mentalidade de prevenção: A disciplina D7 é focada em desenvolver abordagens para prevenir que o problema volte a acontecer. Muitas organizações possuem dificuldade em desenvolver em suas equipes a mentalidade de risco e principalmente a consciência de agir preventivamente. A experiência gerada através da utilização do 8D pode contribuir com o desenvolvimento dessa mentalidade.

Como já mencionado, é recomendado utilizar o 8D em situações críticas nas quais o problema é recorrente. Caso o problema aconteça uma vez ou outra, ou ainda, seja uma apenas uma reincidência do problema vale analisar outras ferramentas para solução de problemas que sejam mais simples e menos custosas. A seguir é apresentado alguns exemplos de situações nas quais o 8D é recomendado:

• Reclamações frequente e recorrente de clientes;
• Problemas com segurança ou regulamentares;
• Falhas inaceitáveis em testes;
• Problemas recorrentes de desperdício;
• Tratativa de não conformidades.

Portanto, vale lembrar que o contexto da organização deve também ser considerado em cada situação, pois pode ser que para determinado contexto de uma organização uma situação não seja crítica e, consequentemente, não vale a pena os esforços dedicados à aplicação do 8D.

Como fazer o 8D?

Para aplicar o 8D, basta aplicar sequencialmente cada disciplina (D) conforme descrito a seguir.

D0 – Elabore um plano

Passo inicial que consiste na criação de um plano e principalmente na avaliação da aplicabilidade da ferramenta. O 8D não deve ser aplicado para todo e qualquer problema de uma organização pois se trata de uma ferramenta trabalhosa que envolve vários passos e conta com o envolvimento de uma equipe de pessoas, o que pode tornar os custos elevados.

O 8D é geralmente aplicado em situações críticas na qual o problema é recorrente, ou seja, em situações em que já foram tentadas outras alternativas e o resultado continua negativo. Caso o 8D seja realmente a opção adequada, um plano deve ser criado contendo informações como: pessoas envolvidas, tempo e recursos necessários, entre outras informações básicas para dar continuidade nas disciplinas seguintes.

D1 – Construa uma equipe

Este passo consiste na construção da equipe que irá trabalhar com o problema. É imprescindível que todos os membros da equipe conheçam a fundo o problema e de preferência, possuam contato direto com ele. É muito importante que seja escolhido pessoas que diferentes áreas para possibilitar múltiplas visões do problema dentro da equipe e também que os escolhidos tenham consciência que a sua contribuição será fundamental para a resolução do problema.

D2 – Descreva o problema

Momento de reunir todas as informações possíveis sobre o problema (por exemplo, evidências, depoimentos, relatos, etc.), interpretar essas informações e descrever de forma clara e detalhada o que aconteceu. Um ponto importante é deixar explícito a natureza do problema: interna ou externa a fim de facilitar os passos seguintes.

O 5W2H é uma ferramenta que pode ser aplicada nessa disciplina visto que os questionamentos possibilitados pela ferramenta (o que?, por quê? onde?, quem?, como? e quanto custou?) contribuem significativamente para o entendimento e especificação do problema.

D3 – Desenvolva um plano provisório de contenção

O principal objetivo desse passo é criar e aplicar ações imediatas para conter o problema e evitar que danos maiores aconteçam. Aqui a prioridade é conter o caos enquanto a investigação da causa raiz do problema é realizada e assim evitar que o cliente (principal afetado) continue sofrendo com o problema e as consequências dele.

Não é porque se trata de um plano de ação provisório que as ações devem ser planejadas às pressas ou sem cautela, pelo contrário, o plano de ação tem que ser elaborado e desenvolvido para agir de forma eficaz e garantir que o processo, por exemplo, continue operando.

D4 – Identifique e elimine a causa raiz

Enquanto o problema está contido, este é o momento de investigar a fundo o problema e encontrar a sua causa raiz. Ferramentas para análise de causa como o 5 Por quês e o Diagrama de Ishikawa podem ser utilizadas para apoiar a análise e ajudar a identificar a fonte do problema.

Uma vez identificada a causa raiz do problema, deve-se criar um plano de ação corretivo de forma que ao executá-lo, o problema seja eliminado e não volte a acontecer.

D5 – Escolha e verificação da solução

Pode ser que as ações definidas no plano de ação criado na disciplina D4 não seja suficiente para resolver de fato o problema. Por isso, é necessário avaliar se as ações definidas no plano de ação serão realmente capazes de solucionar o problema, ou seja, se elas agirão de fato na causa raiz do problema ao invés de não trazer resultado algum ou pior, gerar novos problemas.

Caso julgar necessário, critérios de verificação poderão ser criados a fim de verificar se o plano de ação proposto resolverá de forma eficaz o problema.

D6 – Implemente de uma solução permanente

Este é o momento de implementar o plano de ação proposto. O acompanhamento da execução das ações do plano é muito importante para garantir que ele está sendo executado conforme o planejado. Além disso, o monitoramento a curto e longo prazo ajudam no estabelecimento da solução definitiva do problema. Nesse passo, a ação de contenção criado na disciplina D3 pode ser removido.  

D7 – Previna o problema de aparecer novamente

O foco dessa disciplina é evitar que o problema volte a acontecer novamente. Para isso, é fundamental que a causa raiz do problema seja considerada e analisada sistematicamente com a mentalidade de prevenção, ou seja, pensando no que pode ser feito para prevenir o reaparecimento do problema.

Por exemplo, modificar processos e procedimentos que tenham relação com o processo onde o problema foi identificado para aplicar melhorias em conjunto em todos os processos. Uma dica útil nesse passo, é realizar uma análise de risco do problema em conjunto com os envolvidos de forma a acompanhar de perto o problema e também identificar e implementar ações preventivas, se necessário.

D8 – Comemore o sucesso da equipe

Trabalho duro finalizado é a hora de comemorar! Reconhecimento é fundamental para manter uma equipe engajada. Sendo assim, parabenize e reconheça a contribuição de toda a equipe dando significado do quanto esse trabalho foi importante. Afinal, o resultado atingido só foi possível por causa do trabalho em conjunto e do esforço de todos os envolvidos. 

8D e o PDCA

Como mencionado, o 8D segue a metodologia PDCA. A Tabela 1 apresenta a relação entre cada disciplina do 8D com as etapas do ciclo PDCA. É importante destacar que nas disciplinas de D0 até D5 há alguns pontos de execução e verificação envolvidos, por exemplo, na disciplina D3 é executado um plano provisório para a contenção imediata do problema e na disciplina D5 é verificado se a solução proposta seria eficaz de fato para resolver o problema. Entretanto, a execução da solução que irá resolver o problema realmente é executada somente na disciplina D6 bem como a verificação e atuação nas disciplinas D7 e D8.

Tabela 1 – Relação entre as disciplinas da ferramenta 8D com o PDCA

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