5W2H

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O que é 5W2H?

Criado na indústria automobilística japonesa durante a condução de estudos sobre qualidade, hoje o 5W2H é considerado uma ferramenta administrativa e da qualidade que pode ser aplicada em várias áreas de negócio e em diferentes contextos dentro de uma organização, como no planejamento estratégico para organizar e guiar a execução de ações dentro da empresa ou até mesmo para planejar uma viagem de negócios.

O 5W2H tem como objetivo principal auxiliar no planejamento de ações, pois ele ajuda a esclarecer questionamentos, sanar dúvidas sobre um problema ou tomar decisões. Assim, seu uso traz benefícios a como facilidade na compreensão de fatos e um melhor aproveitamento de informações. Isso acontece pois o 5W2H ajuda a obter respostas que clareiam cenários e ajudam a organizar e sistematizar ideias.

A ferramenta funciona como uma espécie de checklist composto por sete perguntas específicas e que tem as iniciais de suas palavras-chave (em inglês). As perguntas que compõem o 5W2H são:

  • WHAT: o que será feito? – Aqui deve-se determinar a intenção do que se pretende realizar, ou seja, definir e descrever o que será feito de fato. Por exemplo: criação de um ambiente de descanso e leitura para colaboradores.
  • WHY: por que será feito? – Trata-se da justificativa para o desenvolvimento do que foi proposto. Por exemplo: para proporcionar uma oportunidade de relaxamento e pausa para melhorar a qualidade de vida dos colaboradores e consequentemente enriquecendo suas entregas.
  • WHERE: onde será feito? – Definição do local de realização. Este local pode ser físico ou até mesmo um departamento ou setor de uma empresa. Por exemplo: na sala 2 disponível no subsolo da empresa.
  • WHEN: quando será feito? – O tempo de execução – cronograma e prazos para a execução.
  • WHO: por quem será feito? – Deve-se definir quem ou qual área será responsável pela execução do que foi definido. Por mais que uma área seja a responsável, uma boa prática é escolher um líder, ou seja, alguém que será encarregado de gerenciar a execução do que foi proposto.
  • HOW: como será feito? – Os métodos ou estratégias utilizadas para a condução do que foi estabelecido devem ser definidos para que o que foi idealizado seja executado da melhor forma.
  • HOW MUCH: quanto custará? – Definição do custo e investimento necessário para a realização do que foi proposto.

Existem variações da ferramenta: o 5W1H e o 5W3H. O 5W1H é idêntico ao 5W2H, porém sem a pergunta How much? (quanto custará?). Essa variação se torna interessante em casos em que o custo do que foi definido é muito baixo ou irrelevante.

Já o 5W3H inclui a pergunta How many? (quantos – no sentido de quantidade) como um complemento extra à ferramenta. Essa variação pode ser utilizada em cenários onde é importante quantificar quaisquer outros elementos além de custos, como por exemplo para responder perguntas como: Quantos equipamentos vou precisar substituir? Quantas pessoas serão impactadas? Entre outras.

Quando utilizar o 5W2H?

Devido a simplicidade e praticidade do 5W2H, ele pode ser aplicado nos mais diversos âmbitos, inclusive no dia a dia, para programar um passeio em família por exemplo. Ou seja, ele pode ser utilizado em qualquer atividade, pois seu principal objetivo é aprimorar o planejamento de alguma coisa. Porém, as atividades mais comuns nas quais a ferramenta é aplicada são:

  • Criação de plano de ação: o 5W2H pode auxiliar na elaboração de plano de ação para resolver um problema ou atingir determinado objetivo ou meta. Um exemplo comum do uso de plano de ação com a ferramenta 5W2H é na tratativa de não conformidades. Após identificar a causa raiz de uma não conformidade, o 5W2H pode ser utilizado sozinho ou em conjunto com outras ferramentas para a elaboração de um plano de ação que seja efetivo para sanar a causa raiz do problema.
  • Definição de um processo ou projeto: o uso do 5W2H pode funcionar como um guia para identificar e orientar a definição das atividades de um processo ou projeto. A ferramenta auxilia a definir quais são as atividades que o processo ou projeto deveriam ter, o porquê de cada uma das atividades precisar ser executada, onde e quando devem ser executadas, quem é o responsável pelas atividades e pelo processo ou projeto e como essas atividades devem ser executadas.
  • Elaboração do planejamento estratégico: visto que o planejamento estratégico trata da definição de objetivos e estratégias da organização, o 5W2H pode ser empregado para planejar e guiar ações estratégicas dentro da empresa que possibilitem o aumento da competitividade da organização e o alcance das metas estabelecidas.

As perguntas que a ferramenta apresenta respondem pontos fundamentais da execução e ajudam a garantir que nenhuma etapa ou atividade seja esquecida ou deixada de lado. Entretanto, é importante ressaltar que toda atenção é necessária durante a execução da ferramenta, pois por se tratar de perguntas relativamente simples, enganos ou omissão de informações relevantes podem acontecer e, como consequência, os resultados esperados não serem alcançados.

Como fazer o 5W2H?

O uso do 5W2H pode ser resumido em 3 passos:

  • Defina no que a metodologia será utilizada, por exemplo: projeto, processo, etc.
  • Com o apoio de uma planilha modelo, software, aplicativo ou até mesmo de um formulário em papel, tenha em mãos a estrutura com as 7 perguntas do 5W2H;
  • Reflita sobre o assunto e responda todas as perguntas de maneira concisa, objetiva e detalhada o suficiente para que cada resposta fique compreensível e clara.

Uma dica importante: procure sempre lembrar do objetivo final, ou seja, daquilo que você deseja alcançar usando o 5W2H enquanto estiver respondendo os questionamentos. Isso é importante para que a ação planejada atinja o seu propósito.

Uma abordagem interessante é passar o planejamento feito por meio da ferramenta para a revisão de uma outra pessoa, ou até mesmo construir o planejamento executando o questionário em grupo. Assim, as informações e expectativas ficarão alinhadas evitando a geração de dúvidas e vieses.

Exemplo de 5W2H

Dado o seguinte cenário: uma empresa enfrenta o problema de alta rotatividade de colaboradores. Neste caso, a empresa possui um processo de recrutamento e seleção definido, porém o indicador de rotatividade de colaboradores encontra-se muito acima do desejável. Além disso, devido à grande maioria dos colaboradores não residirem na cidade onde a empresa está situada, o risco de perda de mão de obra qualificada é ainda mais alto.

A seguir é apresentado o plano de ação com duas ações que poderão ser realizadas para sanar ou amenizar o problema enfrentado pela empresa.

Título: Seleção de colaboradores qualificados que permaneçam na empresa.Objetivo: Mitigar o risco de perda de mão de obra qualificada.
Data de elaboração:02/06/2018Responsável:Gestor de Recursos Humanos
Ação:  001- Capacitar recrutadores
5WO que? (What?)Capacitar a equipe de recrutadores.
Por quê? (Why?)Porque recrutadores não estão conseguindo identificar candidatos com o perfil adequado para a empresa.
Quem? (Who?)Colaboradores da área de Recursos Humanos, incluindo assistentes e analistas de Recursos Humanos da empresa.
Quando? (When?)A capacitação iniciará no dia 01/09/2018 e terminará no dia 31/09/2018.
Onde?  (Where?)A capacitação será realizada no SENAI e na empresa através de repasse de informações.
2HComo? (How?)A capacitação será feita em duas etapas:

1- Capacitação externa: todos os analistas de RH irão se locomover para cidade de Londrina e realização o Curso de Técnicas de Recrutamento e Seleção oferecido pelo SENAI.

2- Capacitação interna: os analistas que participam do curso devem realizar um repasse à equipe de assistentes de todas as informações que foram ensinadas no curso.

Quanto? (How much?)Inscrição do Curso de Técnicas de Recrutamento e Seleção:  R$  1000,00 (cada) x 2 analistas = R$ 2000,00

Locomoção e Diária: R$ 350,00 x 5 dias =  R$ 1750,00

Repasse para os demais recrutadores da empresa:  R$ 1500,00 (horas de trabalho dos colaboradores envolvidos no repasse)

TOTAL:  R$ 5250,00

Ação: 002- Identificação de falhas no processo atual
5WO que? (What?)Realizar no processo atual um levantamento dos Gaps no processo de recrutamento e seleção que possam estar ocasionando a alta rotatividade de colaboradores.
Por quê? (Why?)Para sanar essas falhas e realizar contratações mais acertadas, de colaboradores que se adequem ao perfil da empresa e permaneçam nela.
Quem? (Who?)Analistas e Assistentes de Recursos Humanos da empresa.
Quando? (When?)Iniciará no dia 01/10 /2018 (após a realização do curso de capacitação) e terminará no dia 20/10/2018.
Onde?  (Where?)No setor de Recursos Humanos da empresa, mais especificamente no processo de recrutamento e seleção atual.
2HComo? (How?)Os analistas, juntamente com os assistentes, deverão aplicar o conhecimento adquirido por meio da capacitação e por estudos para identificar lacunas e falhas no processo atual de recrutamento e seleção, verificando possíveis pontos de melhoria voltados a buscar profissionais que realmente se encaixam no perfil da empresa.
Quanto? (How much?)Horas de trabalho dos 4 colaboradores envolvidos: R$ 200,00 dias x 5 dias de execução = R$ 1000,00 (não haverá gastos extras, apenas serão contabilizadas as horas de trabalho dos colaboradores envolvidos).

TOTAL: R$ 1000,00

 

Como pode ser observado no exemplo, veja que o plano de ação apresentado contém duas ações que utilizam a ferramenta 5W2H. É importante destacar que nem sempre utilizar a ferramenta uma única vez é suficiente, pois na maioria dos casos, a resolução de um problema depende da realização de mais de uma ação. Inclusive, é muito provável que as ações planejadas no exemplo apresentado não serão suficientes para resolver completamente o problema de perda de mão de obra qualificada da empresa, até porque as ações descritas tratam-se de apenas uma parte de manter o colaborador na empresa. Outras ações tais como a criação de incentivos ou de um programa interno de desenvolvimento seriam necessárias.

Modelo de planilha 5W2H para download

Baixe um modelo de planilha para orientar a aplicação do 5W2H clicando no botão abaixo:

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Sobre o autor
Bianca Minetto Napoleão

Mestre em Informática (Engenharia de Software) e graduada em Engenharia de Computação pela Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR). Intercambista durante a graduação no Algonquin College em Ottawa, Canadá. Apaixonada por aprender e educar! Vocês podem me encontrar no Linkedin.

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