Matriz GUT (Matriz de Priorização)
O que é Matriz GUT (Matriz de Priorização)?
A Mariz GUT foi criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, na década de 80, e tinha como propósito ajudar na resolução de problemas complexos das indústrias americanas e japonesas. Em sua essência, a Matriz GUT é uma ferramenta da qualidade utilizada para a priorização de tomadas de decisões. Por esse motivo, também é conhecida como Matriz de Prioridades.
O termo GUT, na verdade é um acrônimo que faz referência a:
G = Gravidade
U = Urgência
T = Tendência.
A Matriz GUT utiliza desses três elementos para classificar algum problema ou ação e, com isso, priorizá-lo. Uma definição mais detalhada desse acrônimo é apresentada a seguir:
Gravidade
Representa o impacto do problema para os envolvidos, caso ele esteja acontecendo ou venha acontecer. É o momento de analisar o quão grave é (será) o problema ou ação para a empresa, processo ou pessoas.
Urgência
Representa o prazo ou tempo disponível para a resolução do problema ou execução da ação. Quanto mais urgente for, menor será o tempo disponível para trabalhar no problema ou ação.
Tendência
Representa o potencial de crescimento do problema ou ação, ou seja, a probabilidade de se agravar com o passar do tempo (caso nada seja feito). Além do crescimento, a tendência de redução ou desaparecimento do problema também podem ser consideradas na análise da tendência.
Quando utilizar a Matriz GUT?
De maneira geral, a Matriz GUT pode ser utilizada em quaisquer situações nas quais é preciso tomar decisões que exigem uma análise mais cuidadosa de determinados cenários.
Devido ao fato do resultado da aplicação da ferramenta ser uma lista de itens priorizados, ela possibilita saber o que deve ser feito primeiro, informação que, muitas vezes, é crucial para a efetividade da resolução de um problema. Além disso, ainda é possível saber onde alocar recursos para evitar maiores danos para a organização. A seguir, são apresentadas algumas aplicações da Matriz GUT:
Priorização de problemas
O principal uso da Matriz GUT é orientar a solução de problemas por meio da priorização.
Muitas vezes, diante de determinados contextos, é necessário analisar um conjunto muito grande de problemas complexos. Essa é a melhor hora de aplicar a ferramenta, a fim de clarear as decisões a serem tomadas e resolver os problemas que de fato trarão maior impacto para a organização.
Priorização de processos
Os processos de uma organização devem ser sempre claros e objetivos. Porém, mantê-los atualizados e organizados é grande desafio. Diante de uma situação difícil, por exemplo, na qual a organização precisa ajustar muitos dos seus processos, é importante saber por onde começar.
Decisões pouco fundamentadas, como “começar pelo mais fácil” ou “pelo mais caótico” podem ignorar melhorias que trariam mais resultados para a empresa ou, até mesmo, estender prejuízos que poderiam ser evitados. Assim, aplicar a Matriz GUT pode direcionar esse trabalho, esclarecendo a importância de cada processo e guiando o trabalho de forma sistêmica e assertiva.
Priorização de riscos
Independentemente da abordagem de análise de riscos escolhida pela empresa, ao final desse processo será gerada uma lista de riscos e ações para a tratativa. Entretanto, fica a pergunta: “Qual risco priorizar?”.
A Matriz GUT também pode ser aplicada nesse cenário. Ao final da aplicação da ferramenta, será possível visualizar de forma ordenada quais riscos são mais graves e precisam ser trabalhados primeiro, direcionando os esforços de tratativa.
Priorização de Não Conformidades
Algumas organizações enfrentam situações nas quais o volume de não conformidades é muito grande, o que torna impossível tratá-las de uma só vez.
O que acontece geralmente é a definição de alguns critérios para, por exemplo, tratar primeiramente as não conformidades relacionadas à reclamação de um cliente e depois as relacionadas à melhoria do processo. Porém, mesmo estabelecendo esses critérios, o número de ocorrências pode ser alto e complexo de priorizar. Assim, a Matriz GUT é uma ferramenta que pode ajudar a tomar essa decisão.
Outros contextos de utilização
A utilização da Matriz GUT não se restringe apenas ao âmbito organizacional, ela pode ser aplicada na vida pessoal. Em qualquer cenário em que é preciso tomar uma decisão, a Matriz GUT pode ser aplicada.
Por exemplo, se há vários desafios ou problemas que precisam ser resolvidos na semana. É possível utilizar a Matriz GUT para orientar por qual desafio ou problema seria melhor começar e para organizar a agenda semanal a partir do resultado da ferramenta.
Como fazer?
A Matriz GUT é uma ferramenta simples de utilizar quando comparada a outros métodos de priorização existentes. De maneira resumida, para aplicar a Matriz GUT basta construir uma tabela listando os itens (problemas, riscos, não conformidades, etc.) que deseja considerar e avaliar a Gravidade, Urgência e Tendência.
Depois, basta atribuir notas de 1 a 5 para cada um desses aspectos. Por fim, multiplicar as notas de cada aspecto (G x U x T) e na sequência, ordenar os itens de forma crescente. Como resultado, uma lista priorizada desses itens será gerada.
A seguir é descrito de forma mais detalhada como aplicar a Matriz GUT incluindo alguns detalhes que farão diferença nos resultados fornecidos pela ferramenta.
Esclareça os parâmetros
É muito importante que os parâmetros para a Gravidade, Urgência e Tendência estejam muito claros e bem definidos. Isso será fundamental na hora decidir qual nota dar em cada um dos aspectos para um problema em análise. Esses parâmetros traduzem o significado de cada nota. Como já mencionado, na Matriz GUT as notas vão de 1 a 5 para cada um dos aspectos de análise.
Existem alguns parâmetros pré-definidos, porém é possível refinar ou até mesmo redefinir novos critérios para cada parâmetro de acordo com a realidade analisada. Na sequência, é apresentado um exemplo de um parâmetro pré-definido:
Gravidade
- Sem gravidade: danos leves, os quais podem ser desconsiderados;
- Pouco grave: danos mínimos;
- Grave: danos regulares;
- Muito grave: grandes danos, porém reversíveis;
- Extremamente grave: danos gravíssimos que podem até se tornar irreversíveis.
Urgência
- Pode esperar: não há pressa em resolver o problema;
- Pouco urgente: são urgentes, mas podem esperar um pouco;
- Urgente: precisam ser tratados o mais rápido possível;
- Muito urgente: é urgente, quanto mais cedo melhor;
- Imediatamente: não pode esperar, precisa ser resolvido de imediato.
Tendência
- Não irá mudar: nada irá acontecer;
- Irá piorar a longo prazo: a situação irá se agravar lentamente;
- Irá piorar a médio prazo: a situação irá se agravar um pouco mais rápido;
- Irá piorar a curto prazo: a situação pode piorar em um curto período de tempo;
- Irá piorar rapidamente: é imprescindível agir agora antes que seja tarde demais.
Execute os passos
Com os parâmetros esclarecidos, é o momento de colocar em prática a ferramenta. Para tal, basta seguir os seguintes passos:
Passo 1 – Liste o que deseja analisar (problemas, ações, riscos, não conformidades, etc.) e construa uma tabela colocando um item em cada linha da tabela.
Uma dica muito importante é que o levantamento dos itens envolva pessoas que possam contribuir com informações relevantes. Perguntar e entender o problema é fundamental para que o levantamento seja efetivo. A Tabela 1 apresenta um exemplo do resultado esperado do Passo 1.
Tabela 1 – Exemplo de tabela com itens levantados (1º Passo para aplicar a Matriz GUT)
Passo 2 – Esse é o momento de dar as notas. Analise e classifique cada item listado atribuindo uma nota de 1 a 5 para cada aspecto (Gravidade, Urgência e Tendência), ou seja, para G, U e T. Leve em consideração o que foi definido nos parâmetros. Esses valores devem ser preenchidos nas três colunas seguintes da tabela.
Uma dica importante é: realize a análise em grupo, não se limite a apenas uma única opinião; também é essencial que as pessoas certas sejam escolhidas para participarem da análise.
Calcule o resultado e construa um ranking
Com a tabela preenchida, basta multiplicar as notas de cada item e anotar o resultado na última coluna da tabela. Em outras palavras, basta multiplicar: Gravidade x Urgência x Tendência. O resultado do cálculo de cada item mostra um valor que indica a prioridade do item. Assim, quanto maior o resultado do item, maior prioridade ele tem.
Agora, é hora de organizar as prioridades. Para isso, basta ordenar de forma crescente os itens de acordo com o resultado. Consequentemente, os itens que estão no topo da tabela devem ser tratados primeiro e, na sequência, os itens seguintes até o final da tabela, onde estão os itens com prioridade mais baixa.
Exemplo de Matriz GUT (Matriz de Priorização)
A empresa Firmex está enfrentando diversos problemas relacionados aos seus resultados. Por isso, o gestor realizou um brainstorming com os colaboradores e eles levantaram cinco principais problemas a serem tratados:
- A meta de venda mensal não é batida há 3 meses;
- O número de pedidos de cancelamento dobrou nos dois últimos meses;
- Não houve lançamento de novos produtos no ano;
- Os colaboradores estão desmotivados;
- A empresa não possui um setor de marketing estruturado.
Como pode ser visto, os problemas enfrentados pela Firmex são grandes e complexos de serem resolvidos, consequentemente, difíceis de serem priorizados. Assim, é uma boa oportunidade para aplicar a Matriz GUT.
Para fins didáticos, suponha que os parâmetros utilizados pela Firmex na análise foram os parâmetros pré-definidos na seção “Esclareça os parâmetros” (deste mesmo artigo). Na sequência, os passos definidos na seção “Execute os passos” são executados. Os resultados obtidos são os apresentados na Tabela a seguir (Tabela 2).
Passo 1 – Problemas definidos e listados na tabela
Tabela 2 – Matriz GUT construída e com os problemas listados
Passo 2 – Análise de cada problema em relação à gravidade, tendência e urgência
A análise foi realizada em conjunto com os responsáveis de cada setor e contou com a participação dos diretores da empresa. Os resultados desse passo são apresentados na a seguir (Tabela 3).
Tabela 3 – Análise G x U x T (2º Passo para aplicar a Matriz GUT)
Como pode ser visto na Tabela 3, houve dois itens que alcançaram o mesmo resultado: “A meta de venda mensal não é batida há 3 meses” e “Os colaboradores do setor estão desmotivados”. Em casos assim, recomenda-se:
- revisar os seus parâmetros para a os aspectos de Gravidade, Urgência e Tendência, de forma que eles se tornem mais claros e criteriosos;
- reavaliar os dois itens com maior cautela; e, se necessário;
- definir alguns critérios de desempate.
No exemplo, optou-se pela reavaliação dos itens com maior cautela (2). Assim, considerou-se que “Os colaboradores estão desmotivados” era mais grave do que “A meta de venda mensal não é batida há 3 meses”, visto que a motivação e engajamento dos colaboradores são cruciais para o sucesso de vendas e retenção de clientes. Assim, o resultado final da análise foi:
Tabela 4 – Reavaliação da análise G x U x T (desempate de priorização na Matriz GUT)
Utilizando o resultado apresentado na Tabela 4, os problemas foram ordenados de forma crescente de acordo com o resultado da análise G x U x T, ou seja, ranqueados a fim descobrir a ordem de tratativa dos problemas. O resultado da ordenação é apresentado na Tabela 5:
Tabela 5 – Problemas ordenados e priorizados de acordo com a Matriz GUT
Lista priorizada
Conclui-se que os problemas enfrentados pela empresa Firmex devem ser tratados seguindo a seguinte ordem de prioridade:
- O número de pedidos de cancelamento dobrou nos dois últimos meses anteriores;
- Os colaboradores do setor estão desmotivados;
- A meta de venda mensal não é batida há 3 meses;
- A empresa não possui um setor de marketing estruturado para apoio;
- Não houve lançamento de novos produtos no ano.
De todo modo, vale destacar que ter a lista de problemas priorizados não resolve os problemas. Pelo contrário, trata-se apenas de um direcionamento, ou seja, de um “por onde começar”. Por isso, após a priorização da lista de problemas, é fundamental tomar ações para resolvê-los.
Assim, é possível utilizar desde ferramentas para análise de causa, como Digrama de Ishikawa e os 5 Por quês, para ajudar a encontrar a causa raiz do problema, e até mesmo utilizar o 5W2H para realizar um plano de ações para a tratativa do problema. O importante é amparar a tratativa do problema de forma a transformar a os problemas priorizados em ações ou projetos.
Modelo de Matriz GUT para download
Baixe um modelo de Matriz GUT para apoiar a aplicação da metodologia clicando no botão abaixo:
