O que é a folha de verificação?

A folha de verificação é aparentemente muito simples de se aplicar e por isso é considerada a mais utilizada entre as sete ferramentas da qualidade. Também conhecida como lista de verificação, checklist, ou lista de recolhimento de defeitos, é um formulário utilizado para padronizar e facilitar a coleta de dados além de uniformizar a verificação e execução de processos.

É uma formulário planejado para coletar dados, portanto, é uma ferramenta genérica que serve como primeiro passo no início da maioria dos controles de processo ou esforços para solução de problemas.

Na indústria, dados registrados em folhas de verificação ajudam a entender se os produtos tem as especificações exigidas. Por exemplo, é comum folhas de verificação para:

Localização de defeito
Contagem de quantidades
Classificação de medidas
Existência de determinadas condições
Tipos de reclamações
Causas de efeitos
Causas de defeitos

Quando usar uma folha de verificação?

A ferramenta permite uma rápida percepção da realidade e uma breve interpretação da situação, o que auxilia na redução de erros ou evitar que o mesmo volte a ocorrer. A padronização das informações garante maior confiabilidade no processo, criando embasamento para as ações de melhoria de processo. Pode ser utilizada para:

Distribuição do processo de produção: controla a produção através de amostragens, é utilizado quando se quer analisar se a medida de um item esta conforme o esperado;
Quando os dados podem ser observados e recolhidos repetidamente pela mesma pessoa ou no mesmo local;
Verificação de itens defeituosos: determinar qual a frequência de um erro e sua localização;
Causas de defeitos: é usado para coletar dados que comprovem as causas do defeito;
Coletar dados sobre a freqüência ou padrões de eventos, problemas, defeitos, localização de defeitos, causas de defeito, etc;
Coletar dados de um processo de produção;
Verificar a execução do processo: seguir um checklist assegura que a execução correta de todas as partes do processo;
Delegar tarefas facilmente: a padronização da execução dos processos por meio de checklists permite que tarefas sejam executadas por outras pessoas mais facilmente.

Como fazer?

Apesar de não existir um modelo padrão de folha de verificação, alguns passos podem ser seguidos para criar uma folha de verificação eficiente:

Definir o objetivo da coleta de dados, respondendo as seguintes questões:

Quais dados que precisamos?
Os dados podem ser analisados por diversas óticas?
Como os dados serão registrados?
Quem irá realizar as coletas de dados?
Quem vai realizar o levantamento de dados, esta preparado para fazer com eficácia?

Montar a lista, com os campos para registros.
Elaborar folha autoexplicativa para o preenchimento
Conscientização para a coleta
Execução de pré-teste.
Fazer coleta dos dados.

Depois de realizar a coleta de dados, usar outras ferramentas para a tomada de decisão.

Exemplo

Em uma fábrica de camisetas, a Alta Direção identificou uma perda grande na produção. Assim, formularam uma folha de verificação para identificar qual era o defeito que estava gerando maiores perdas na produção.

Diariamente, durante duas semanas, os funcionários da linha de produção anotaram a ocorrência dos defeitos:

Tipo de Defeito	Verificação	Total
Medida	IIIII IIIII IIIII IIIII	20
Manchas	IIIII IIIII III	13
Cor indiferente do desenho	IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII	30
Desenhos borrados	IIIII IIIII	10
Outros	IIIII	5
Total		78

Após o levantamento dos dados, pode se observar que nessa empresa o problema que mais ocorre durante a produção é a cor diferente do desenho, assim a empresa deve analisar a possibilidade de utilizar outras ferramentas para resolução dos problemas identificados, como um diagrama de causa e efeito, um PDCA, pois só assim garantirá que o uso dessa ferramenta será eficaz.

Veja um exemplo de folha de verificação para classificação dos tipos de reclamações na entrega de um produto:

Folha de Verificação para Classificação dos tipos de reclamação na Entrega

‘percepção’

Folha de verificação